仕事が増えてきたり、仕事以外の用事があると、タスク管理に課題を感じることも多いです。タスク管理の本は世にたくさんありますが、仕事を試験勉強と同じように進めようとすると、終わらなくなるのではないかと思います。
なぜ、あなたの仕事は終わらないのか
「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」は、10年近く前の本ですが、今でもよく読みます。
「ロケットスタート時間術」、「10倍界王拳」など、今でも参考にしているテクニックです。
この本の中で、仕事にかかる時間の見積もりについて、数学のテストを例に上げている部分があります。
一般的に数学のテストは、前半に単純な計算問題があり、後半に難易度の高い文章問題が配置されています。前半に基本問題、後半に応用問題があるわけです。
（中略）
数学のテストは仕事と似たところがあります。手を動かすだけで終わる単純作業もあれば、一見しただけではどのくらいかかるかわからない頭を使う仕事もあります。
仕事が終わらない人は、得てして後半の応用問題を甘く見ています。
（中略）
ですから応用問題に取り掛からないうちは、まだ仕事がどのくらいで終わるか判断できないのです。つまり、決まった期日内に終わらせることが重要な仕事の場合、まず取り掛かるべきは複雑な応用問題のほうなのです。
P.24
仕事においては、簡単に終わる「基本問題」を終わらせてから「応用問題」に手を付けるのではなく、「応用問題」に手を付けて期日や作業量に目処をつけてから、「基本問題」をやるべき、ということかと思います。
仕事の優先順位を考えると、どうしてもメールの返信とか事務作業など、簡単に終わるものを先に片付けようとしてしまいがちです。
でもそれだと、「応用問題」である複雑な仕事はなかなか手を付けられず、期日が近くなって焦りだして、場合によっては夜を徹して無理やり終わらせる、ということになりがちです。
そうではなく、まず複雑な仕事こそ、先に手を付けるべきということです。
基本問題から解くか、応用問題から解くか
これは、試験勉強とは「逆」の考え方ではないかと思います。
試験勉強では、まず誰でも解けるような比較的簡単な問題から解答をして、確実に点を取れるところを取るようにします。
そうやって点の取れそうなところを一通り終えてから、残りの時間を応用問題に費やす、という戦略でした。
特に資格試験では、100点満点を取る必要はなくて、合格点を1点でも上回っていればいいわけです。
解けるかわからない応用問題に時間を取られすぎて基本問題で点を伸ばせないということにならないように、試験勉強では「基本問題」→「応用問題」という着手の順番が王道です。
「仕事が終わらない」という課題を感じている人は、試験勉強と同じ考え方になっているのが原因ではないかと思います。
メールの返信などのような簡単に終わるものを片付けて、腰を据えて複雑な仕事に取り組もうと考えてしまうと、メールの返信は早いけど、仕事は溜まっていくということになりかねません。
仕事の「基本問題」は、永遠に終わらない
そもそも、仕事における「基本問題」となるようなタスクは、永遠にゼロになることはありません。
メールの返信が終わったとしても、数分後にはまた向こうからの返信が返ってきて、そのまた返信対応に追われるかもしれません。
試験の問題は、基本問題が終わればあとは応用問題しか残っていません。後から問題が追加になることはありません。
でも、仕事では日々新しい「問題」が増えていきます。
「基本問題を終わらせてから」と思っても、後から問題は追加されるので、いつまでも応用問題に手を付けることができません。
そういう意味でも、学校の勉強と仕事は別、と切り替えて、まず難しい問題から手を付ける、という思考の切り替えが必要ということではないでしょうか。
▪️編集後記
昨日は大阪のトライアスロンショップへ。バイクが納車されました。これから練習の日々です。
夜は昔の仕事の仲間と食事。
▪️娘日記
肌の乾燥が気になります。湿度管理が難しい季節です。
