会社員としてサラリーマンをしていた時、一番辛かったのは、毎週定例で行う進捗会議でした。できればこういう辛い会議は避けたいと思うのが心情ですが、会社の中で組織で働く以上、これは避けられないものと思います。
進捗会議は、いくつになっても辛いもの
定期的に行われる進捗会議を辛いと思う人は少なくないと思います。
自分が任されている仕事に遅れがある場合、それが自分以外の誰かのせいで遅れているならまだしも、自分の仕事の進みが遅いことが原因の場合、他の社員もいる前で上司やマネージャーに報告するのは、「自分が仕事ができない」と表明しているような気分になり、気が重くなります。
私も若手の下っ端のとき、上司に進捗報告をするのが苦手でした。また、ある程度年齢を重ねて部下を持つようになってからも、進捗会議で部下から報告を受けるのが苦手でした。
会議の場で何か問題がわかった場合、当然それは自分の責任で対処する必要があるので、毎週どんなことを報告されるのかとヒヤヒヤしていました。
もちろん会議がない平時にも自分の部署の仕事内容はチェックしていますが、それでも進捗会議の場で新しく出てくる問題もあります。
問題が出てくることは組織としては良いことでもあるのですが、心臓にはあまり良くないと思います。
会社という組織で仕事をする以上、進捗会議は避けられない
「進捗会議なんて無駄なんだからなくせばいいのではないか」
そういう考えもあると思います。自分が管理しているプロジェクトの進捗状況は、別に進捗会議という場に限らず常にチェックしているべきで、むしろ進捗会議があると、その会議が開催されるまで問題が共有されず、かえって問題への対処が遅れてしまう可能性もあります。
確かにある程度までの規模であれば、わざわざ進捗会議がなくてもマネージャーで管理できるかもしれませんが、組織が大きくなると把握も難しくなります。
会社という組織で働いている以上、やはりある程度定期的な進捗会議を行うことは避けられないと思います。
ホリエモンがライブドアの社長をしていたときは、毎週火曜日に定例会議があり、その会議がとにかく憂うつだったと、当時ライブドアの社員だった田端信太郎さんは言っています。
イーロン・マスクも、スペースXやテスラの会議ではものすごく激しく怒号を浴びせることもあったと言います。
限度はあるでしょうが、仕事である以上、緊張感は必要で、組織が大きくなっていろんな人が仕事にかかわってくると、こういった緊張感のある進捗会議も必要なのかもしれません。
進捗会議を乗り切る方法
そうはいっても、やはり心情としては定例の進捗会議は気が重いものです。私なりに、避けられないなりに進捗会議を乗り切る方法を考えてみました（実際やってました）。
変に取り繕おうとしない
仕事に遅れがある場合、やはりどうしても自分を守るための言い訳を考えてしまいます。ですが、変に言い訳をしてしまうのは逆効果です。むしろ逆に詰められてしまうリスクが高いので、変に取り繕ったりせずに、「まだ何も進んでません！」と言ってしまった方が、すんなりと受け入れられる可能性が高いです。
遅れがある場合、打開策も報告する
また、上記に付け加えるなら、「できてない」という報告だけでなく、「遅れが出ている分は●●をしてリカバリします」という打開策を言っておくと、報告の受け手からは好印象です。報告の受け手であるマネージャーにとってイヤなのは「できてません。どうすればいいですか？」という投げやりとも言える態度なので、「遅れが出ていることは認識しており、それに対する打開策も考えている」というアクションを取っておくことは重要です。
感情的に怒られたら聞き流す
上司によっては、理不尽に怒ってくる人もいるかもしれません。そういう人の場合は聞き流して、聞くふりをして他のことを考えるようにしていました。あまり良い対策ではないかもしれませんが、真に受けて心を病んでしまっても損するのは自分なので、自分を守るための最終手段としては使えると思います。
また、そもそも進捗会議を必要としないような働き方に移行するということも視野に入れてもいいと思います。仕事を増やさない、人を増やさない、そういったことも対策として取りうると思います。
