紙を使った方が便利なことは多いです。でも、紙はかさばるしなくすリスクもあります。ペーパーレスを進めていきたいところですが、それなりに鍛えないと、なかなかペーパーレスは進みません。
紙の方が便利なこともある
仕事柄、資料の金額チェックなどをすることが多いです。昔からそうですが、チェックをするときは、紙で印刷した方がミスに気づきやすかったりします。若手の時は、特に上司から「資料を最終チェックするときは紙に印刷しろ」と言われたものです。
お客様に説明する資料も、必要な部数印刷してホッチキス留めして、キレイなクリアファイルに入れて・・・ということをよくしていました。
リモートが普及して印刷することが減って、画面共有が増えましたが、今でも資料のチェックは紙に印刷するのが癖になっています。
紙に印字した字は、紙に光が反射して目に入るもので、一方でパソコンやスマホは画面から直接光が発せられるもので、それぞれによって脳の処理が変わるという記事を見たことがあります。
世代のせいなのか、仕事柄なのか、今でも紙を使った方が安心感を持ってしまいます。
でも、紙を使うことはデメリットもあります。
でも紙の管理や整理は苦手
紙を使った方が仕事はやりやすいことがあるものの、処分や整理には困ります。
自宅で仕事をしていればなおさらです。オフィスで仕事をしていればシュレッダーもありますし、オフィスを施錠すればセキュリティ面もある程度担保されます。
でも、自宅で仕事をしていると、普通にゴミ箱に捨てるわけにもいきませんし、シュレッダーも家庭用だとそんなにたいそうなものは置いておけません。
整理するときも、事務の人を雇っていればファイリングしたりラベリングはやってくれるかもしれませんが、ひとりで仕事をしていると全部自分でやらなければいけません。得意な人なら問題ないでしょうが、苦手な人は全くやる気にならないでしょう。
紙を使った方が仕事はしやすいけど、処分や整理は大変。
どっちを取るかというと、私はできるだけ紙を使わずに仕事をする方を選びたいです。それだけ処分したりするのが苦手でもあります。
ペーパーレスは鍛えることで進んでいく
とはいえ、ペーパーレスを進めることは簡単ではありません（私にとっては）。
資料を作ると、印刷してチェックしたい衝動に駆られます。
PDFになにか情報を入力することがあるときも、PDFにデータ入力ではなく、印刷して手書きで記入したほうが手っ取り早いと感じます。
長年の慣習を変えるのは簡単ではありません。
電子帳簿保存法やリモートの普及でペーパーレスが推進されていますが、意識的に鍛えないと、本当の意味でのペーパーレスは浸透しないと思います。
私の場合、ひとりでもペーパーレスを実現するために、以下のような対策を取っています。
- プリンターは持たない
- PDFの編集ソフトを使う
- iPadを活用する
- 紙で資料を極力受け取らない（データでもらう）
とはいえ、仕事以外では紙を使うことも多いです。Kindleではなく紙の本を買うことが多いですし、日記もノートに手書きで書いています。
紙がダメとは思いませんが、仕事だとセキュリティ面などの取り扱いまで考える必要があります。
お客様に迷惑をかけない、自分の身を守るという意味でも、ペーパーレスにしていくほうが望ましいと思います。
そのためにも、意識的にペーパーレスを鍛える意識を持っていきたいです。
