最近は減りましたが、メールではなく電話でしか連絡ができないことがあります。「電話のほうが早い」という考えもあると思いますが、私は電話ではなく、メールかチャットで連絡をしたいと思っています。
「下記の電話番号にお問い合わせください」
引越しの準備をしていて、引越し会社に見積もりをもらいました。
見積書がメールで来ていて、いくつか確認したいことがあって業者に連絡しようとしたのですが、
本メールは配信専用となっております。本メールに返信いただきましても、お問合せにはお答えできませんのでご了承ください。
と書かれていました。その下に電話番号が書かれており、電話で問い合わせが必要なようです。
まあ全然いいんですけどね。仕事でもないですし、電話すればいいだけの話です。
でも、あまり電話は好きではありません。メールをわざわざ打つより電話の方が早いとは思いますが、どんな人が出てくるかわかりませんし、変に営業されるのも困ります。
電話の方が早いという考え方もあります。しかし、かける側ならまだしも、電話がかかってくると、突発的に時間を奪われます。入れ違いで出れなかった場合、折り返し電話をかけて、今度は相手が不在でまた折り返して、かかって来たら今度はこっちが手が空いてなくて・・・というのも無駄です。
メールであれば、送信してしまえばそれを相手がいつ見るかに左右されることはありません。文章を打つのは電話に比べると遅いでしょうが、結果的にはそんなに差はないのではないかと思います。
ですので、私は基本的に電話でコミュニケーションは取らないようにしています。
電話を使わないことのリスク
電話を使わないことはそれなりにリスクもあります。
- 仕事が獲れる機会が減る
- 重要な連絡が電話で来るかもしれない
- テキストだと誤解が生じるかもしれない
- 文章を打つのに時間がかかる
- お客様からの電話だったら、電話に出なかったら怒られるかもしれない
- メールだと、パソコンが手元にない時に連絡ができない
などなど。
ほんの10年ほど前まで、仕事では電話が主流だったように思います。私も新卒社会人だった時には、それほど電話を使う方ではなかったですが、それでも毎日2〜3本は電話をかけていたと思います。
役所と連絡するときは、メールを送った上で、さらに「メールを送りました」と電話していたこともあります。
今でも電話は仕事でもプライベートでも主要な連絡ツールです。電話を使わないというのは、主要な連絡手段が使えないということなので、それによる機会損失も一定程度あります。
ひとりで独立していると、あまり影響はありません。しかし、一定のリスクは覚悟する必要はあります。
そういったリスク・デメリットはありながらも、やはり私は電話は極力使わないようにしています。
自分が突然電話がかかってきたらドキドキするので、逆に自分がかける側になったら、相手をドキドキさせてしまうのではないかと考えてしまいます。
そんな余計なことを考えるぐらいだったら、メールで連絡をした方が精神衛生上も望ましいです。
電話に出なくても済む方法
メールを早く打つ（タッチタイピング・ショートカット）
「電話の方が早い」という言い訳をなくすために、テキストを打つスピードをできるだけ上げる訓練を怠らないようにします。
タッチタイピングの練習は、今でもずっと練習をしています。
インターネットでタイピング練習 イータイピング | e-typing
また、ショートカットを覚えることも欠かせません。Excelなどのオフィスソフトだけでなく、メールの送受信も極力ショートカットを利用します。
Gmailだと、
- Shift + a （新しいウィンドウで）全員に返信
- Ctrl + Enter メール送信
- gの次にi 「受信トレイ」に移動
- e メールをアーカイブ
- s スターをつける
- # メールを削除
といったショートカットをよく使います。
Shift + ?を押せば、ショーカットの一覧が確認できるので、最初はこの一覧を確認しながら覚えていくと良いと思います。
電話をかけない・出ない
電話が嫌ならば、こちらから電話をかけることは極力しないようにする必要があります。
電話をかければ、電話がかかってきます。
「電話で聞いた方が早いかも」と一瞬思っても、メールで連絡できるのであれば、メールを使うようにします。
また、電話がかかってきても、家族とか緊急の要件でない限り、出ないようにもしています。
大抵の電話は、出なくても問題ありません
営業の電話であれば尚更です。
お客様から電話がかかって来たら、対応は必要ですが、できる限りメールで返すようにしています。
「この人はメールで連絡する人」というキャラ付けをしていきましょう。
直接会う
メールのような、無味乾燥な文章でコミュニケーションするより、相手の声を聞いた方がいいという意見もあります。
それはそれで間違っていないかもしれませんが、それであれば電話で済まさず、直接会うようにした方がいいです。
電話でもメールでも、「相手の顔が見えない」という点では同じです。電話でたくさん話したとしても、コミュニケーションとしては不十分です。
しっかりとコミュニケーションする必要がある場合は、私も直接会って話をするか、どうしても難しい場合はWeb会議をします。
そこまでする必要がない要件の場合は、基本はメールで問題ありません。
