他人にとっては何でもないことでも、自分にとってはどうしても苦手なものはあると思います。私の場合は「郵送」という作業がどうしても苦手です。なぜ苦手なのか、どう対処すればいいのかをまとめました。
郵送が苦手で書類を溜め込んでいた時代
独立前、一般企業の経理で働いていたとき、紙の書類の郵送が必要なときがありました。
庶務の人とかにお願いしてもいいんですけど、何か気負いしてしまってお願いができず。
自分でやろうとするんですけど、いくらの切手を貼ればいいかもわからないし、だんだんイヤになってきて、郵送する書類を溜め込んでしまうというダメな時期もありました。
それぐらい郵送が苦手ということです。
監査の仕事をしていたときも、郵送の仕事が苦手でした。
公認会計士として監査法人に就職すると、新人は「残高確認状」の発送という仕事を担当します。
監査先の企業の預金や借入金の残高が合っているかを確認するため、預金を預けている銀行や借入をしている銀行などに「確認状」という書類を送り、残高が合っているかを確認する仕事です。
大きい会社だと、数十通の確認状を作って郵送する必要があります。
この作業は、当時は全て紙でやりとりしていました。
書類を作って、3つ折りにして封筒に入れてポストに投函、返送されてきたらファイリングして、ちゃんと全部返送されているかをチェックします。
（今はWebでもできるようになっているようですが）
私はこの作業が苦手でした。3つ折りがうまくできないし、糊もベタベタにしてしまいます。
さすがに確認状の書類を送らずに溜め込むということはありませんでしたが、自分にとっては重労働だったのを覚えています。
なぜこんなに郵送に苦手意識があるのかを考えました。
郵送が苦手な人の特徴
料金がわからない
まず、いくらの切手を貼ればいいのかがわかりません。
定型郵便だと●グラムで何十円、定形外だと●グラムで何百円、速達にするといくら、簡易書留だといくら、というのが混乱してしまいます。
いちいち調べるのも面倒ですし、調べたところで重さは結局わからないので、貼った切手が足りてるのかがわかりません。
郵便用の計量器みたいなものがオフィスにあっても、本当にその重さで合ってるのか不安になります。
料金が理解しにくく、調べるのも面倒に感じてしまうのが、郵便を億劫に感じてしまう要因の一つです。
手先が不器用＆字が汚い
3つ折りにしたり、封筒に糊付けをしたり、送り状を1枚入れたりといった手作業が苦手で不器用なこともあります。
糊とかホッチキスのような文房具が手元にないことが多いので、探すのも手間がかかります。
宛名を手書きで書くこともあります。自意識過剰なだけかもしれませんが、自分のあまりキレイではない手書きの文字を相手に見られるのも恥ずかしく感じてしまいます。
かといって別に字をキレイに書きたいという気持ちもないので、解決しようがありません。
やり取りにタイムラグがあることが苦手
こちらが発送してから相手に届くまで数日かかるのもあんまり好きではありません。
新卒で会計事務所で働いていたときは、紙で印刷した確定申告書を税務署に郵送で提出していました。
当時はいつも期限ギリギリに提出だったので、いつまでポストに投函すればいいのかを気にしていました。
消印が期限内であればいいのか、いつまでにポストに入れれば期限内の消印を押してくれるのかを郵便局に問い合わせたこともあります。
そんなことを頭に入れないといけないことも本質的ではありません。
（まあもっと期限に余裕を持ってやればいい話なのですが、そうもいってられない状況もありました。）
郵送が苦手な人のための対処法
郵送が苦手な私にとって、一番の対応策は「Webレター」です。
オンラインで郵送したい書類のPDFをアップすれば、封入や投函は必要なく、オンライン上で相手に郵送してくれます。
基本はこれを使うことが多いですが、どうしても紙でやらないといけないこともあります。
そういうときは、以下のような対応策をとっています。
大きい封筒（角2など）やレターパックを使う
A4の紙を3つ折りにして入れる封筒（長3）は使いません。
代わりに、折らなくてもいいように、A4がそのまま入る封筒（角2）の封筒を使っています。
あるいは、レターパックを使います。郵便物の重さによっては割高になりますが、切手も貼らなくていいですし、そのままポストに投函すれば済みます。
ポストではなく郵便局に行く
いくらの切手を貼ればいいのかわからないときは、直接郵便局に行ってその場で貼ってもらいます。
幸い近所のよく行くスーパーの通り道に郵便局があるので、何かの用事のついでに郵便局で投函します。
宛名ラベルをExcel→PDFでつくる
宛名書きを手書きではなく、Excelで作成し、PDF化して印刷したものを封筒に貼っています。
宛先が複数ある場合は、以下のような住所のデータを作っておき、マクロで複数の宛名ラベルをPDF化できるようにしています。
いくつかの書類を別の宛先に郵送が必要な場合、このようなマクロを作っておいてまとめて印刷すると、手書きをしなくて済みます。
（小冊子もこのような工夫をして郵送でお送りしています）
セルフマガジン「地方で独立し、地方で生きていく」無料送付
苦手で避けられない作業であっても、工夫の余地はあります。
▪️編集後記
昨日は娘の4ヶ月健診。特に異常はありませんでした。
その後は自宅で税理士業以外のタスク。
▪️娘日記
4ヶ月健診は無事に終わりました。
徐々に離乳食に向けた準備も始まります。
