上場企業などの大きな会社だけでなく、地域の小さな会社も、社長一人だけの会社も、株式会社は株主総会を開催する必要があります。
株主総会はすべての株式会社がやらなければならない
株式会社であれば、株主総会は最低でも1年に1回は開催する必要があります。
決算日から3ヶ月以内にやることが多いので、3月決算の場合、6月末までに開催することになります。
上場企業であれば、株主総会には一般の投資家も参加できるので、大きな会場を借りて数十人、数百人が参加する大規模なものになります。
しかし、「株式会社」といっても従業員はおらず社長が一人だけ、株主は社長のみという場合でも、株主総会が必要になります。
なので、1年に1回は本社（自宅が本社なら自宅）を開催地として株主総会を開催し、決算の承認や役員の選任、役員報酬の決定などの決議をして、議事録を作成する必要があります。
書面決議を活用する
とはいっても、株主が社長一人だけならすぐに終わりますが、例えばエンジェル投資家数名から出資を受けている場合、その投資家を集めて株主総会を集めるのはなかなか大変です。
自宅が本社オフィスの場合、自宅に呼ぶのも気が引けますし、このためにわざわざ会議室を借りるのもコストがかかります。
なので、書面決議を活用することが多いです。
書面決議であれば、株主総会を実際に開催しなくても、書面で決議をしたとみなすことができます。
ただし、株主全員が議題に対して同意している場合に限ります。
議事録は残しておこう
実際問題として、従業員もおらず、株主も一人あるいは知人数名の場合、株主総会を生真面目に開催することは難しいかと思います。
書面決議などを使って、実際に開催はしないのが一般的でしょう。
ただ、そうはいっても株主総会を開催せず、決議も議事録もないと、法的にはアウトになります。
なので、1年に1回は株主総会の議事録は作成して残すようにしておきましょう。
少なくとも、決算の承認は必要になります。
あるいは役員報酬を払っている場合で、報酬の金額を変更したい場合は、役員報酬の変更決議も必要になります。
会社が成長し、IPOを見据えるぐらいの時期になって、創業初期の株主総会の議事録がない、ということは稀にあります。
そのときになって慌てないように、毎年株主総会（と取締役会）の書面決議などを行い、議事録は残すようにしておいたほうが、結果として効率的になります。
▪️編集後記
昨日は自宅で税理士業。Excelで資料作成など。
▪️娘日記
腹ばいになって、両手両足を浮かせてバタバタさせています。大人はできない筋トレみたいなことをやっています。
ずり這いをする前兆のようです。
