freeeの残高が合わない、仕訳が重複しているなどの問題が発生したときの、「とりあえずの」リカバリ方法をまとめます。
freeeの応急処置
freeeは銀行口座と自動で連携して仕訳を作ってくれたりしますが、だからといって何もチェックしないと、仕訳や試算表の内容がおかしくなることがあります。
登録残高（仕訳を登録した分の残高）と同期残高（銀行口座と連携した残高）とが一致しない
クレジットカードの決済が完了したのに、未払金が残っている（逆に、マイナスになる）
誤って取引を「無視」してしまい、反映すべき経費や売上が入っていない
消費税の税区分がインボイス制度の80%控除とか100%控除が混在している など
理想は、事前にfreeeに詳しい人に整理してもらい、定期的にメンテナンスをすることですが、導入のときはキレイに整理できても、使っていくうちにほころびが出てきますし、見直しをしている余裕がないときもあります。
そんなときの、とりあえずの応急処置をまとめました。
通帳の残高・借入金の残高だけでも合わせておく
銀行の預金口座や借入金の残高は、通帳とか明細ではっきり確認できます。ここは最低限合わせるようにしておきましょう。
現実のお金の動きが伴うものなので、ここの残高が合っていないと、言い訳ができません。
よくわからない入金や支出があるとかで残高が合わないのであれば、「雑費」とか「雑収入」とかでもいいので、合わせるようにしておいたほうがいいです。
手入力を活用する
freeeは銀行口座やクレカとも連携しますし、freee人事労務を使えば給与の仕訳も自動で連携できます。手入力の余地が少ないです。（「自動で経理」といわれるやつです）
それでも、全てを自動で完結させようとすると、漏れが出るリスクがあります。
freeeに対応していないクレカを使ったり、税金の仕訳を入れたりするときは、必ずしも「自動で経理」が使えないこともあります。
全てを自動でやろうとせず、手入力でも仕訳を入れることを考えましょう。
freeeだと、「振替伝票」を使うと、一般的な簿記のような仕訳を入れることができます。
どうせなら全て自動で完結させたいですし、手入力で仕訳を入れるのが美しくないと感じる気持ちもわかります。でも、応急処置なので、とりあえずやってしまいましょう。残高が合わない方がマズいです。
後で見返す用のタグを付ける
あくまで応急処置なので、どこかのタイミングで整理が必要です。
freeeの「タグ」機能を使って、「とりあえず」で入れた仕訳とか後から確認が必要な取引には、タグをつけておきましょう。
応急処置で入れた仕訳には、「メモタグ」で「後で確認」というようなタグをつけておき、「月次推移」から検索条件のところで、「メモタグ」の「後で確認」で絞り込みをかければ、タグをつけた取引にアクセスできます。
「雑収入」など、いったん仮で入れた取引の内容が後から判明した場合は、仕訳を修正してタグを外します。
最終的に決算や確定申告のときまでに、タグがない状態にできれば理想です。
事前にしくみを整理しても、崩れるものは崩れる
既に書きましたが、理想はこんな応急処置をせずに、事前にfreeeでの仕訳入力のルールをきっちり整理しておくことです。
- 経費（銀行振込や口座振替）：自動で経理
- 現金払い：レシートをスキャンして取引登録
- 売上：Excelインポート or freee請求書から取引登録
- 給料：CSVインポート or freee人事労務から連携
こんな感じでまとめて整理することが一般的かと思います。
freeeを導入するときだと、freeeの方が導入支援をしてくれたりしてある程度整理してくれるでしょう。
でも、freeeの人もその会社の社員ではありませんので、完璧に整理できるとは限りません。また、最初はキレイに整理していても、日が経つとイレギュラーは必ず出てきます。
事前にルールをしっかり決めて、そのルールを崩さないようにするのが一番ですが、そうはうまくいかないときでも、最低限の応急処置はしておくようにしましょう。
とりあえず形にしておく
細かい中身はどうあれ、とりあえず形にしておくことです。
通帳の残高とfreeeに入っている預金の残高が合っていて、内訳明細の合計と決算書の残高とが合っていれば、とりあえずは形にはなります。
もちろん、チェックする人（銀行とか税務署など）が細かく見たときに修正となるリスクもあります。そんなことにならないように日頃からコツコツ記録をつけて、セルフチェックができれば理想ですが、うまくいかないこともあります。
応急処置をして、いったん終わらせてみましょう。
（その後の見直しも忘れずに）
▪️編集後記
昨日はコンサルティングを受けに京都へ。その後、自宅に戻り経理支援の仕事。
税理士登録の申請書類を先週提出したのですが、差し戻しと追加資料の依頼が。簡単にはいかないものです。
