先延ばししてしまうのは、結局は手を付けようとしていないからだと思います。優先順位などを考えず、とにかく手を付けてしまえば、先延ばしはしなくなるのではないか。
優先順位を考えるより、とにかく手をつける
今でもそういうときがありますが、サラリーマン時代は先延ばしばっかりでした。やらないといけないとわかっているのに、なかなか手を付けられない。気が乗らないというか。
案の定期限が迫ってくると焦ってきてやり始めるのですが、テスト前に一夜漬けする学生のように、とりあえず取り繕っただけというような状態になりがちです。
「もっと時間に余裕があれば」などと、後になって後悔します。時間はたくさんあったはずなのに。
先延ばししてしまうのは、変に優先順位を決めてしまったことが要因ではないかと今では思っています。忙しくなると、毎日目の前に「すぐにやらないといけないこと」が押し寄せてきて、少し期限に余裕があるものは後回しにしてしまいがちです。
優先順位なんかを考えず、細かくタスクを分割し、全てのタスクにデッドラインを付けて片っ端から手を付けるとした方が、結果として先延ばしもせず、早く仕事も終えられるのではないかと思います。
優先度でやることを決めず、デッドラインでやることを決める
タスクを「重要かどうか」とか「緊急かどうか」で優先順位をつけるのではなく、まず全てのタスクにデッドラインを設定し、デッドラインが近いものから片っ端から片づけていく。優先順位は関係なく片付けていきます。
例えば日々の経理でレシートを整理するというのも、いつでもできるものではありますが、今日の午前中にやると決めた場合には、必ず今日の午前中に終わらせるようにします。そんなに時間のかかるものでもないですし、1日ぐらいやらなくても影響は小さいですが、デッドラインを今日に設定している以上、必ず今日やります。
こういう小さなことの積み重ねです。経理も毎日やれば5分で終わりますが、1ヶ月溜まると手に負えなくなります。一見重要ではないと思えることでも、手を付けなければどんどん問題が大きくなり、重要度が知らないうちに上がっていきます。
そうなる前に、重要なことであろうがなかろうが、デッドラインを早めに設定してそれを遵守する、ということが、先延ばしをやめることにもつながると思います。
本当に仕事の効率を上げたいのなら、厳しいデッドラインつきの仕事を、これでもかというくらい押し込めばいいんです。それで、一分一秒も惜しいという状況に追い込まれれば、自然と仕事の処理速度が速くなる。こうやって、速く仕事ができる人間になるほうが、優先順位をああだこうだと考えるより、よっぽど確実に仕事をこなせると思っています。
君はまだ残業しているのか 吉越浩一郎
私の場合、仕事や私生活でやることはExcelやGoogleカレンダーで管理しています。「●●について検討」とか「××を進める」というようなあいまいなタスクではなく、「●●の先行事例をネットで調べる」とか「××の資料を作成してドラフトを提出する」という具体的な行動レベルのタスクまで落としこんで考え、それをExcelの表に列挙します。そして、「いつやるか」もExcelとGoogleカレンダーに入れます。あとはそのExcelの管理表をトレースするようにやることをつぶしていきます。
もちろんうまくいかないこともあります。むしろうまくいかないことの方が多いです。予定通りにこなせなくてイヤになることもありますが、試行錯誤することで鍛えられていきます。
「何をやるか」は仕事終わり or 早朝に決める
ExcelやGoogleカレンダーでタスクを整理したり、いつまでにやるかを決めるのは、日中の活動時間中には考えません。1日の終わりの夜か、朝起きてから最初に考えるのがいいと思います。私は夜に次の日の予定を考えることが多いです。
日中の活動をしている時間帯は、タスクの整理はしません。割り込みで別の予定が入ることもありますが、よほどの緊急対応でない限り、割り込みで対応することはしません。あらかじめ1日の予定を決めておき、日中はそれをトレースするように活動することで、早めにやらないといけないような大きな仕事だったり、私生活で自分のやりたかったこともできるようになります。
まだまだ試行錯誤中ではありますが、四の五の言わずにとにかくやるというのが、結局は一番早く仕事を終えられる方法です。うまくいかなくても、あきらめずに続けていきたいです。
