確定申告で使う資料は、封筒とファイルの中にまとめて入れておくと便利です。
領収書は7年間の保管が必要
確定申告で使う領収書は、個人事業主の場合、7年間の保管義務があります。紙でもらったレシートや領収書は原則として紙で保管が必要ですし(要件を満たせばスキャンしたデータでの保存も可能です)、データでもらった領収書(PDFなど)はデータのまま保管が必要になります。
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とはいっても、領収書を確定申告で提出することはありません。普段は自分で経理をするために使用し、あとは税務署の調査が入らない限りは使うことはありません。
なので、きっちりキレイに整理しなくても、封筒とかにバサッと入れて保存しておくのでも問題ありません。
私は、ダイソーに売っているセクション付きのファイル(13ポケット)に月ごとにレシート類を入れて保管しています。
領収書はファイル、それ以外は封筒に入れておく
レシート・領収書(医療費含む)
紙でもらったレシート類については、↓の写真のようなファイルを使っています。
月ごとにレシートを入れる箇所を変えて、後からでも月ごとには確認できるようにしています。
医療費控除の対象になる医療費の明細も、他のレシートと同じようにファイルの中に入れています。
レシート以外の書類
ふるさと納税の証明書や、生命保険の控除証明書、iDeCoの掛金証明書のように、大きめの書類については、角2封筒の中に入れています。
確定申告ではいろんな書類がいろんな時期に郵送されたりデータで届いたりしますが、紙で郵送されてきたものはとにかく封筒に入れてしまいます。
確定申告に必要な資料はとりあえず封筒の中に入っているという状態にしておけば、後で資料を探す手間は減ります。
後から検索できるようにしておくか
レシートをスマホで撮影して、OCRで読み取ってデータ化してくれるサービスもあります。
これを使えば、後から検索することが容易になります。
このようなツールを使わなくても、領収書をのり付けしてファイリングすることで、後から確認しやすくなる方法もあります。
私も、昔は領収書をルーズリーフに貼って、月ごとにインデックスを付けて、ファイルに綴じたりしていました。
ですが、すぐに挫折しました。数が少ないときは何とかなっても、領収書の量が増えてくるとめんどくさくなります。溜まってくると、余計にやる気がなくなります。
あとから検索できなくても、領収書をもらったらすぐに経理できるようにしておけば、後から見返す必要はありません。
私は、今は領収書をもらったらGoogleのスプレッドシートに記録を残しておき、月に1回会計ソフトにインポートするようにしています。
GoogleスプレッドシートやExcelに都度入力してしまえば、領収書をOCRで読み取る必要もありませんし、のり付けも不要になります。
「後からまとめて整理」ではなく、できれば毎日、少しずつ整理しておきましょう。